Google Apps, la collaboration à la portée des TPE et PME

Google est surtout reconnu pour ses services grand public, mais de plus en plus, les services aux entreprises prennent une place importante. Depuis environ deux ans, Google offre un serveur de messagerie électronique hébergé possédant des fonctionnalités semblables à celles de Microsoft Exchange.

Ce service qui se nomme Google Apps permet de déployer un ensemble d’applications collaboratives sans devoir faire appel à un département de service de TI. En quelques minutes l’administrateur du compte peut facilement créer les adresses courriel de ses collaborateurs, mettre en place les politiques de sécurité, créer un intranet et une suite collaborative complète.

Lorsque vous ouvrez un compte chez Google Apps, vous déléguez l’administration de la portion courriel de votre nom de domaine à Google. Il est important de comprendre que vous ne cédez pas le contrôle à Google. En tout temps, vous pouvez rapatrier l’administration de vos courriels. Vous demeurez donc le seul maître à bord.

Google Apps est une application délocalisée. C’est-à-dire que l’information réside sur les serveurs sécurisés de Google. Cette forme d’hébergement se nomme le «cloud computing» que nous pourrions traduire par «informatique dans les nuages».

Le serveur de messagerie hébergé de Google offre de nombreux avantages :

• Il ne nécessite pas l’acquisition de serveur.
• L’entretien et les mises à jour sont pris en charge par Google.
• Aucune installation n’est requise pour utiliser ce service.
• Le coût annuel est très bas (50$ par usager).
• L’administration du compte ne nécessite pas de connaissance technique.
• Interface multilingue.

Google Apps offre un bouquet d’applications Web qui sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur. Parmi les applications offertes, vous trouverez :

Le tableau de bord

C’est l’interface qui permet d’administrer le compte Google Apps. L’ensemble des services offert par Google Apps peuvent être gérés depuis le tableau de bord. Cette application vous permet entre autres de créer les adresses courriel, des listes de distribution, activer ou désactiver les différents services et définir vos politiques de sécurité.

GMail pour entreprise

Semblable à l’interface de Gmail, la version entreprise de l’application courriel de Google intègre l’annuaire de votre entreprise et offre 25 Gigas d’espace disque par usager. En tout temps, l’administrateur peut révoquer l’adresse ou demander une modification du mot de passe de l’usager. L’une des forces de GMail pour entreprise réside dans la recherche. GMail permet une recherche de courriel par mots clés extrêmement efficace.

Le gestionnaire de contacts

Intégré à l’application courriel, le gestionnaire de contacts offre aux utilisateurs leurs contacts personnels ainsi que le carnet d’adresses globales de l’entreprise.

Google Agenda

Google Agenda est l’un des meilleurs services de calendrier collaboratif sur le marché. Les usagers peuvent créer plusieurs calendriers qui peuvent être partagés avec les collègues. L’organisation de réunion est facilitée par la vue qui permet d’apercevoir la disponibilité des collaborateurs. De plus, lorsqu’une adresse est saisie dans le champ «lieu» de la description d’un rendez-vous, vous obtiendrez automatiquement une carte Google Maps. Il est aussi possible d’intégrer un document de la suite Google Documents en pièce jointe à un rendez-vous.

GTalk

GTalk est un service de clavardage, VOIP et de visioconférence intégrée à l’interface de courriel de Google Apps. Ce service permet des communications en temps réel entre deux collaborateurs. Le service de clavardage peut aussi se transformer en un clic en appel VOIP et ou en visioconférence. Il n’y a pas de frais supplémentaires associés à l’utilisation de ce service.

Google Documents

Cette application novatrice est en fait une suite bureautique qui inclue un traitement de texte, un tableur et un logiciel de présentation. C’est en quelque sorte un mini Microsoft Office qui possède une particularité intéressante. Vous pouvez partager vos documents avec vos collègues. Ainsi, si par exemple, vous travaillez conjointement avec l’une de vos collègues sur la création d’un document promotionnel. En invitant votre collègue à partager le document, vous pourrez tous les deux simultanément travailler sur ce document.

Google Sites

Cette application est, à mon avis, l’une des plus intéressantes offertes par Google Apps. Sites est un service qui vous permet de créer un ou plusieurs sites qui peuvent être ouverts à quelques collaborateurs ou être publics. Je m’explique, ce service  peut vous servir par exemple pour créer un intranet, un forum de discussion, un gestionnaire de projet ou toute autre forme que vous désirez lui attribuer. Lorsque vous créez un site avec Sites, dans un premier temps, vous déterminez qui aura accès au site. Est-ce les membres de votre société, un groupe restreint ou encore un site public. Une fois cette étape franchie, vous pouvez ajouter le contenu. Il est possible de déposer à peu près tous les types de formats sur Google Sites.

Synchronisation sans fil

Google Apps offre aussi la possibilité de synchroniser les courriels, agendas et contacts avec les téléphones intelligents compatibles avec la technologie Exchange Server sans coût additionnel. Tous les téléphones intelligents compatibles avec la technologie Exchange Server pourront se synchroniser avec Google Apps. Parmi les appareils compatibles, nous trouvons l’iPhone, les appareils Android, le BlackBerry ainsi que les Nokia et Windows Mobile).

Maintenant à qui s’adresse Google Apps? Principalement au TPE et aux PME qui ne possèdent pas les ressources technologiques à l’interne. Cette solution permet de gérer facilement un ensemble d’applications collaboratives sans devoir faire appel à des techniciens externes. Comme les coûts associés à l’implantation d’un serveur de messagerie tel que Microsoft Exchange ou Lotus Domino sont relativement élevés pour les entreprises de petite taille, surtout en démarrage, l’alternative qu’offre Google Apps apparaît comme une solution intéressante.

L’implantation de Google Apps va nécessiter une période d’adaptation de la part des utilisateurs. À long terme, cette solution peut cependant permettre à de petites entreprises de couper dans leurs coûts informatiques tout en pouvant bénéficier d’applications jusqu’à récemment réservées aux seules grandes entreprises.

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