Facebook pour orchestrer une conférence interne au Groupe Canam

Avec des usines dans plusieurs pays (Canada, États-Unis, Inde, Roumanie) et des co-entreprises dans plusieurs autres comme la Chine, Groupe Canam est une multinationale québécoise dont l’une des originalités est de résister aux sirènes montréalaises et de maintenir son siège social à Saint-Georges de Beauce. Son éloignement des grands centres d’affaires ne l’a pas empêchée de s’inscrire dans le peloton de tête des entreprises québécoises ayant amorcé une approche sérieuse du web social. Elle a mené une expérience – réussie – d’utilisation du réseau social Facebook pour l’animation de la conférence 2008 des quelques 180 cadres du groupe.

Chez Groupe Canam, ces retrouvailles revêtent l’importance d’une grand-messe, car elles servent d’importants objectifs : remercier les employés, leur permettre de se rencontrer, solidifier l’esprit d’équipe, prendre connaissance des mouvements stratégiques de l’entreprise…D’une rencontre à l’autre, on utilise un scénario différent pour éviter que les participants réguliers finissent par s’y ennuyer, comme l’a expliqué la directrice des communications électroniques, Nathalie Pilon, lors de la dernière conférence webcom-Montréal.

La fois précédente, tout avait été organisé à la manière d’émissions de télévision; cette année, à deux mois de l’événement, le président et chef des opérations Marc Dutil a accepté l’idée suggérée par Mme Pilon d’utiliser Facebook pour encadrer la rencontre des hauts dirigeants. C’était un grand risque, car l’esprit Web 2.0 n’avait pas encore pénétré le quotidien de cette entreprise de type traditionnelle où on est plus habitué à parler de poutrelles, de tablier métallique, de joints de dilatation que de blogues et de réseau sociaux. Beaucoup connaissaient Facebook de nom et pensaient que c’était uniquement bon pour… leurs enfants!

La boîte à outils Facebook

De fait, une analyse montre que seulement 8 des 178 cadres de l’entreprise disposent d’un profil sur Facebook, soit un maigre 4,5%… Ce faible pourcentage devient un facteur positif, car l’on se rend compte que, si on ne trouve pas un moyen radical pour que les cadres ouvrent un compte et créent leur profil, on court vers l’échec…

Qu’à cela ne tienne : à l’occasion de l’assemblée annuelle de l’entreprise, Marc Dutil demande expressément aux cadres de se lancer dans l’aventure Facebook !  Cette demande, explique Mme Pilon, a « joué un rôle essentiel et mis en lumière une condition essentielle au succès de ce genre d’opération : l’appui de la haute direction de l’entreprise ». En d’autres mots, il faut que « la  direction embarque » pour donner de la crédibilité à l’outil Facebook que plusieurs craignaient en raison de la sécurité des informations qu’ils allaient y déposer.

Résultat : 177 des 178 cadres ont répondu à l’appel. Mais on y a mis les moyens. Outre l’appel du président et la mise sur pied d’un groupe privé dans Facebook, Mme Pilon indique que « nous avons créé un guide imprimé pour la création des profils dans Facebook et demandé aux participants d’inscrire leurs intérêts dans leur profil afin de former des équipes ayant les mêmes goûts pour les activités de consolidation et aussi pour assigner des places aux tables lors des soirées…»

On voit ici l’intérêt de « profiler » dans le bon sens du terme les personnes selon leurs intérêts personnels : les individus ont rapidement et facilement créé des liens, car ils étaient unis par autre chose que leur simple appartenance à l’entreprise.

Pour donner encore plus de force à la constitution de groupes solides, on a utilisé l’outil The Original Color Quizz pour que les cadres – 141 hommes et 37 femmes – découvrent leur « type de personnalité » parmi quatre types possibles. Chaque type étant associé à une couleur, laquelle se retrouvait sur la cocarde de chacun des participants, on a pu ainsi organiser une soirée électorale pour l’élection d’un gouverneur choisi parmi les représentants de chaque type de personnalité. Ce fut, paraît-il, une soirée électorale à l’américaine marquée de discours enflammés et de cris poussés par les partisans de chacun des hérauts…

D’autres applications Facebook furent utilisés (questionnaire sur l’intelligence émotionnelle, forum de discussions, sondage) pour bâtir des moments forts pour la retraite de trois jours des cadres de Groupe Canam. On peu en voir un aperçu sur Facebook.

Satisfaction généralisée!

Tout compte fait, l’utilisation de Facebook a-t-elle été utile ? Il semble que ce soit le cas. Selon l’évaluation officielle, « le taux de participation aux diverses activités entourant la conférence via Facebook démontre le succès du projet (177 participants) : 99% ont créé leur profil, 94% ont complété leur inscription en ligne, 92% ont rempli le sondage The Original Color Quizz, 89% ont inscrit leurs intérêts dans leur profil, 75% ont complété le questionnaire portant sur l’intelligence émotionnelle, 12% ont participé au forum de discussion. » Pas mal quand on connaît les caractéristiques du groupe : 50 ans d’âge moyen et 17 ans d’ancienneté dans l’entreprise.

En outre, un sondage mené après la conférence a permis de voir que 88% des participants ont apprécié la formule qui, soit dit en passant, a exigé un déboursé en argent de 1 500 $ seulement (ce fut pour l’impression du guide d’utilisation de Facebook). Évidemment, ce montant ne tient pas compte du salaire des employés qui ont travaillé au projet.

Autre impact : le succès de l’opération a insufflé une énergie nouvelle au projet d’intranet 2.0 qui incorporera sous peu des outils sociaux de collaboration. Le projet n’est plus un rêve, mais une réalité en marche qui est « désormais en mode planification ». En d’autres mots, l’intranet 2.0, c’est pour demain chez Groupe Canam!

On y pensait depuis 2007

« En février 2007, le service des communications de Groupe Canam, en collaboration avec les ressources humaines et le service informatique, a débuté un travail d’analyse de l’intranet. L’objectif était de proposer des pistes d’amélioration et de refonte qui tiendraient compte des besoins de l’entreprise, mais aussi des plus récentes mutations technologiques, sociales et économiques. Les conclusions de nos sondages, des groupes de discussion et des rencontres de benchmarking démontraient clairement que l’entreprise se devait de passer au Web 2.0 grâce à des outils de collaboration pour être plus efficace, plus performante, et de permettre aux employés de créer eux-mêmes des contenus, favoriser l’interactivité, la rétroaction vers la direction, » raconte Mme Pilon.