Intranet collaboratif en quelques minutes avec Google Sites

La création d’un intranet, un portail ou un site Web destiné à offrir de l’information sur l’évolution d’un projet à un client n’est pas nécessairement facilement réalisable. Si votre entreprise ne possède ni les ressources ni le budget nécessaires pour créer ce type d’outil, je vous suggère de faire l’essai de Google Sites.

Il s’agit d’une solution simple et gratuite qui permet de mettre en place rapidement un intranet ouvert uniquement aux collaborateurs que vous invitez ou encore de mettre en place un site qui contiendrait un forum de discussion, des documents ou tout autre élément que vous désirez y intégrer .

Google Sites est intégré à tous les comptes de Google Apps, il offre 10 gigaoctets d’espace de stockage gratuit. Vous pouvez créer un nombre illimité de sites Web. Google Sites ne demande aucune connaissance en programmation.

Vous construisez vos sites un peu de la même façon que vous créez un texte sur Word ou Pages. Si vous utilisez Google Documents, la suite bureautique en ligne de Google, vous pourrez intégrer sur Google Sites vos documents qui s’afficheront comme une page Web à l’intérieur de votre site.

Lorsque vous êtes l’administrateur d’un site, vous avez accès aux outils  qui vous permettent d’ajouter ou de modifier les pages de ce site. Contrairement à un site Web traditionnel où ce sont généralement les webmestres qui modifient et ajoutent du contenu, sur Sites, toute personne désignée comme collaborateur peut modifier le site et bonifier son contenu.

Comme sur un Wiki, aussitôt qu’une page est modifiée, une nouvelle version s’ajoute à la liste des révisions du site. Ce système permet donc en tout temps de revenir à une version précédente.

Google Sites tient à la fois du Wiki et du site Web traditionnel. Lorsque vous créez un site, vous pouvez déterminer en un clic s’il sera privé, sur invitation ou ouvert à tous. Comme il est possible d’ouvrir un site à un groupe de collaborateurs, vous pouvez l’utiliser comme intranet.

En guise d’intranet, Sites devient à mon avis un excellent moyen pour planifier des réunions. Personnellement, je l’utilise comme « mini portail »pour distribuer de l’information complémentaire à mes participants lorsque j’organise un événement ou une conférence.

Lorsque je donne une conférence, je crée un site sur lequel je dépose les documents relatifs à cette conférence, les liens URL et d’autres éléments complémentaires. Vous trouverez un exemple de l’utilisation que j’en fais ici.

L’intérêt majeur de Google Sites vient du fait que vous n’avez pas à vous soucier du contenant, mais uniquement du contenu. Par contre, l’un des irritants de ce service est que les URL des sites sont longues et complexes. Je vous suggère donc de les réduire en utilisant Bit.ly ou encore YOURLS que vous pouvez installer sur votre espace Web.