Les conférenciers invités par Loïc Le Meur étaient pour la plupart des stars du Web. Les Marissa Mayer, Jack Dorsey, Chad Hurley sont venus parler de leurs services respectifs. Des conférences intéressantes, mais aucun coup d’éclat ou annonces importantes.

Nous étions trois membres de rezopointzero, Claude Malaison, Sandrine Szabo et moi, sur place. Comme vous pourrez le vérifier dans la récapitulation vidéo de l’événement ci-jointe, nous avons apprécié unanimement notre participation à la conférence autant pour ses contenus (même sans rien de sensationnel) que ses à-côtés.

En plus des conférences, il y avait une compétition de sociétés en démarrage (startups). Une vingtaine d’entreprises avaient été sélectionnées pour participer à cette compétition qui a été remportée par Stribe, une entreprise française qui permet de créer instantanément un réseau social qui s’intègre sur un site Web ou un blogue.

Il s’agit d’une solution simple et gratuite qui permet de mettre en place rapidement un intranet ouvert uniquement aux collaborateurs que vous invitez ou encore de mettre en place un site qui contiendrait un forum de discussion, des documents ou tout autre élément que vous désirez y intégrer .

Google Sites est intégré à tous les comptes de Google Apps, il offre 10 gigaoctets d’espace de stockage gratuit. Vous pouvez créer un nombre illimité de sites Web. Google Sites ne demande aucune connaissance en programmation.

Vous construisez vos sites un peu de la même façon que vous créez un texte sur Word ou Pages. Si vous utilisez Google Documents, la suite bureautique en ligne de Google, vous pourrez intégrer sur Google Sites vos documents qui s’afficheront comme une page Web à l’intérieur de votre site.

Lorsque vous êtes l’administrateur d’un site, vous avez accès aux outils  qui vous permettent d’ajouter ou de modifier les pages de ce site. Contrairement à un site Web traditionnel où ce sont généralement les webmestres qui modifient et ajoutent du contenu, sur Sites, toute personne désignée comme collaborateur peut modifier le site et bonifier son contenu.

Comme sur un Wiki, aussitôt qu’une page est modifiée, une nouvelle version s’ajoute à la liste des révisions du site. Ce système permet donc en tout temps de revenir à une version précédente.

Google Sites tient à la fois du Wiki et du site Web traditionnel. Lorsque vous créez un site, vous pouvez déterminer en un clic s’il sera privé, sur invitation ou ouvert à tous. Comme il est possible d’ouvrir un site à un groupe de collaborateurs, vous pouvez l’utiliser comme intranet.

En guise d’intranet, Sites devient à mon avis un excellent moyen pour planifier des réunions. Personnellement, je l’utilise comme « mini portail »pour distribuer de l’information complémentaire à mes participants lorsque j’organise un événement ou une conférence.

Lorsque je donne une conférence, je crée un site sur lequel je dépose les documents relatifs à cette conférence, les liens URL et d’autres éléments complémentaires. Vous trouverez un exemple de l’utilisation que j’en fais ici.

L’intérêt majeur de Google Sites vient du fait que vous n’avez pas à vous soucier du contenant, mais uniquement du contenu. Par contre, l’un des irritants de ce service est que les URL des sites sont longues et complexes. Je vous suggère donc de les réduire en utilisant Bit.ly ou encore YOURLS que vous pouvez installer sur votre espace Web.

Ce service qui se nomme Google Apps permet de déployer un ensemble d’applications collaboratives sans devoir faire appel à un département de service de TI. En quelques minutes l’administrateur du compte peut facilement créer les adresses courriel de ses collaborateurs, mettre en place les politiques de sécurité, créer un intranet et une suite collaborative complète.

Lorsque vous ouvrez un compte chez Google Apps, vous déléguez l’administration de la portion courriel de votre nom de domaine à Google. Il est important de comprendre que vous ne cédez pas le contrôle à Google. En tout temps, vous pouvez rapatrier l’administration de vos courriels. Vous demeurez donc le seul maître à bord.

Google Apps est une application délocalisée. C’est-à-dire que l’information réside sur les serveurs sécurisés de Google. Cette forme d’hébergement se nomme le «cloud computing» que nous pourrions traduire par «informatique dans les nuages».

Le serveur de messagerie hébergé de Google offre de nombreux avantages :

• Il ne nécessite pas l’acquisition de serveur.
• L’entretien et les mises à jour sont pris en charge par Google.
• Aucune installation n’est requise pour utiliser ce service.
• Le coût annuel est très bas (50$ par usager).
• L’administration du compte ne nécessite pas de connaissance technique.
• Interface multilingue.

Google Apps offre un bouquet d’applications Web qui sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur. Parmi les applications offertes, vous trouverez :

Le tableau de bord

C’est l’interface qui permet d’administrer le compte Google Apps. L’ensemble des services offert par Google Apps peuvent être gérés depuis le tableau de bord. Cette application vous permet entre autres de créer les adresses courriel, des listes de distribution, activer ou désactiver les différents services et définir vos politiques de sécurité.

GMail pour entreprise

Semblable à l’interface de Gmail, la version entreprise de l’application courriel de Google intègre l’annuaire de votre entreprise et offre 25 Gigas d’espace disque par usager. En tout temps, l’administrateur peut révoquer l’adresse ou demander une modification du mot de passe de l’usager. L’une des forces de GMail pour entreprise réside dans la recherche. GMail permet une recherche de courriel par mots clés extrêmement efficace.

Le gestionnaire de contacts

Intégré à l’application courriel, le gestionnaire de contacts offre aux utilisateurs leurs contacts personnels ainsi que le carnet d’adresses globales de l’entreprise.

Google Agenda

Google Agenda est l’un des meilleurs services de calendrier collaboratif sur le marché. Les usagers peuvent créer plusieurs calendriers qui peuvent être partagés avec les collègues. L’organisation de réunion est facilitée par la vue qui permet d’apercevoir la disponibilité des collaborateurs. De plus, lorsqu’une adresse est saisie dans le champ «lieu» de la description d’un rendez-vous, vous obtiendrez automatiquement une carte Google Maps. Il est aussi possible d’intégrer un document de la suite Google Documents en pièce jointe à un rendez-vous.

GTalk

GTalk est un service de clavardage, VOIP et de visioconférence intégrée à l’interface de courriel de Google Apps. Ce service permet des communications en temps réel entre deux collaborateurs. Le service de clavardage peut aussi se transformer en un clic en appel VOIP et ou en visioconférence. Il n’y a pas de frais supplémentaires associés à l’utilisation de ce service.

Google Documents

Cette application novatrice est en fait une suite bureautique qui inclue un traitement de texte, un tableur et un logiciel de présentation. C’est en quelque sorte un mini Microsoft Office qui possède une particularité intéressante. Vous pouvez partager vos documents avec vos collègues. Ainsi, si par exemple, vous travaillez conjointement avec l’une de vos collègues sur la création d’un document promotionnel. En invitant votre collègue à partager le document, vous pourrez tous les deux simultanément travailler sur ce document.

Google Sites

Cette application est, à mon avis, l’une des plus intéressantes offertes par Google Apps. Sites est un service qui vous permet de créer un ou plusieurs sites qui peuvent être ouverts à quelques collaborateurs ou être publics. Je m’explique, ce service  peut vous servir par exemple pour créer un intranet, un forum de discussion, un gestionnaire de projet ou toute autre forme que vous désirez lui attribuer. Lorsque vous créez un site avec Sites, dans un premier temps, vous déterminez qui aura accès au site. Est-ce les membres de votre société, un groupe restreint ou encore un site public. Une fois cette étape franchie, vous pouvez ajouter le contenu. Il est possible de déposer à peu près tous les types de formats sur Google Sites.

Synchronisation sans fil

Google Apps offre aussi la possibilité de synchroniser les courriels, agendas et contacts avec les téléphones intelligents compatibles avec la technologie Exchange Server sans coût additionnel. Tous les téléphones intelligents compatibles avec la technologie Exchange Server pourront se synchroniser avec Google Apps. Parmi les appareils compatibles, nous trouvons l’iPhone, les appareils Android, le BlackBerry ainsi que les Nokia et Windows Mobile).

Maintenant à qui s’adresse Google Apps? Principalement au TPE et aux PME qui ne possèdent pas les ressources technologiques à l’interne. Cette solution permet de gérer facilement un ensemble d’applications collaboratives sans devoir faire appel à des techniciens externes. Comme les coûts associés à l’implantation d’un serveur de messagerie tel que Microsoft Exchange ou Lotus Domino sont relativement élevés pour les entreprises de petite taille, surtout en démarrage, l’alternative qu’offre Google Apps apparaît comme une solution intéressante.

L’implantation de Google Apps va nécessiter une période d’adaptation de la part des utilisateurs. À long terme, cette solution peut cependant permettre à de petites entreprises de couper dans leurs coûts informatiques tout en pouvant bénéficier d’applications jusqu’à récemment réservées aux seules grandes entreprises.

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