Il s’agit d’une solution simple et gratuite qui permet de mettre en place rapidement un intranet ouvert uniquement aux collaborateurs que vous invitez ou encore de mettre en place un site qui contiendrait un forum de discussion, des documents ou tout autre élément que vous désirez y intégrer .

Google Sites est intégré à tous les comptes de Google Apps, il offre 10 gigaoctets d’espace de stockage gratuit. Vous pouvez créer un nombre illimité de sites Web. Google Sites ne demande aucune connaissance en programmation.

Vous construisez vos sites un peu de la même façon que vous créez un texte sur Word ou Pages. Si vous utilisez Google Documents, la suite bureautique en ligne de Google, vous pourrez intégrer sur Google Sites vos documents qui s’afficheront comme une page Web à l’intérieur de votre site.

Lorsque vous êtes l’administrateur d’un site, vous avez accès aux outils  qui vous permettent d’ajouter ou de modifier les pages de ce site. Contrairement à un site Web traditionnel où ce sont généralement les webmestres qui modifient et ajoutent du contenu, sur Sites, toute personne désignée comme collaborateur peut modifier le site et bonifier son contenu.

Comme sur un Wiki, aussitôt qu’une page est modifiée, une nouvelle version s’ajoute à la liste des révisions du site. Ce système permet donc en tout temps de revenir à une version précédente.

Google Sites tient à la fois du Wiki et du site Web traditionnel. Lorsque vous créez un site, vous pouvez déterminer en un clic s’il sera privé, sur invitation ou ouvert à tous. Comme il est possible d’ouvrir un site à un groupe de collaborateurs, vous pouvez l’utiliser comme intranet.

En guise d’intranet, Sites devient à mon avis un excellent moyen pour planifier des réunions. Personnellement, je l’utilise comme « mini portail »pour distribuer de l’information complémentaire à mes participants lorsque j’organise un événement ou une conférence.

Lorsque je donne une conférence, je crée un site sur lequel je dépose les documents relatifs à cette conférence, les liens URL et d’autres éléments complémentaires. Vous trouverez un exemple de l’utilisation que j’en fais ici.

L’intérêt majeur de Google Sites vient du fait que vous n’avez pas à vous soucier du contenant, mais uniquement du contenu. Par contre, l’un des irritants de ce service est que les URL des sites sont longues et complexes. Je vous suggère donc de les réduire en utilisant Bit.ly ou encore YOURLS que vous pouvez installer sur votre espace Web.

Au Québec, la majorité des gestionnaires/managers ainsi que des responsables intranet, qu’ils soient communicateurs ou informaticiens, n’ont qu’une vague idée des bénéfices potentiels de telles plates-formes.

Il faut donc aller chez nos voisins pour trouver des cas bien réels d’implantation de réseaux professionnels dans les entreprises comme la firme américaine Booz Allen Hamilton. Et nous pouvons avoir une bonne idée des technologies employées par les entreprises grâce à ce graphique tiré d’une récente étude de la firme d’analyse Forrester :

« Who’s Who » interne

Donc oui, les réseaux sociaux les plus variés remplissent de très nombreuses fonctions en entreprise ? Il faut distinguer d’une part le recours aux outils publics comme Facebook ou Twitter dont on se sert à des fins de communications externes et d’autre part l’emploi de logiciels propriétaires ou libres aux fins d’améliorer le fonctionnement interne à travers un intranet ou les relations avec les fournisseurs/partenaires par le biais d’un extranet. Il est surtout question dans ce texte de la deuxième catégorie qu’on définie sous le terme de réseaux socio-professionnels.

Les grandes entreprises ont la possibilité pour la première fois de savoir rapidement qui fait quoi et de rechercher les personnes, non pas uniquement par leur nom, fonction ou lieu de travail, mais aussi leurs compétences, expertises et intérêts. C’est ainsi que se créent des communautés d’intérêt et d’expertise, des communautés de pratique, comme chez Wachovia, banque de 100 000 employés en processus de fusion avec Wells Fargo.

On peut ainsi mettre en place un super annuaire téléphonique qui sera couplé avec l’organigramme de l’entreprise et le bottin téléphonique traditionnel, comme dans cet exemple proposé par blueKiwi, un des nombreux fournisseurs de solutions.

On compte aussi de nombreuses applications en gestion des connaissances (KM) où les systèmes traditionnels sont incapables d’intégrer les échanges informels à l’intérieur des entreprises. Il est possible de valoriser les savoirs, de faire la promotion des expertises et ainsi de toucher les cordes sensibles de la reconnaissance et du sentiment d’appartenance, un peu comme dans le cas de l’opérateur européen de télécommunications Orange.

Pour des réunions corporatives…

Pendant ce temps-là, la très vaste majorité de nos entreprises demeurent obnubilées par le spectre Facebook et ses excès sociaux rapportés avec joie par les grands médias traditionnels. Blogues, fils RSS et wikis, passent encore, mais faire du social en entreprise ?

Moins rares sont ceux qui connaissent et/ou utilisent les sites LinkedIn ou Viadeo, sites Internet de mise en relation professionnelle. Plus rares sont ceux qui sont au fait de l’existence des idéagoras, dont j’ai déjà traité dans mon premier texte ici même et dans plusieurs autres billets sur mon blogue personnel dont celui-ci.

Ceux qui utilisent Facebook savent qu’une des plus-value de ce réseau social est de permettre à ses membres d’organiser des évènements et d’y inviter parents et amis. D’y intégrer jeux de rôles et sondages ainsi que des mini-applications de partage de photos, vidéos et fichiers.

Ça prenait sans doute une entreprise de la Beauce pour s’en servir dans le but d’organiser un évènement corporatif à l’interne. Cest le pas qu’a franchi le Groupe Canam avec sa «Communauté Canam, des gens à découvrir», cas documenté lors de la dernière édition de webcom-Montréal qui a été abordé également par rezopointzero.

Pléthore de fournisseurs

Pour vous donner une idée de l’effervescence dans le domaine, j’ai fait un rapide tour d’horizon de l’offre en matière de réseaux socio-professionnels pour utilisation interne. Je suis parti d’un billet que j’avais écrit en juin dernier à la fin de la conférence Enterprise 2.0 à Boston. En marge de cette conférence, il y avait ce que l’on appelle familièrement une «Expo», endroit réservé aux kiosques des fournisseurs associés aux sujets traités par les conférenciers.

J’ai alors dénombré 41 fournisseurs avec des noms aussi exotiques que: Mzinga, Jive, Acquia, Igloo, nGenera, WorkLight, Box, Awareness, expresso, Mindjet, GROUPSwim, openwater, Tomoye, etc. et ce, sans compter les «grands» comme IBM, Microsoft, Amazon, OpenText et compagnie…et leurs principaux compétiteurs de niche connus que sont Socialtext, blueKiwi, la su’it, ThoughtFarmer et SeeMy, notamment.

Leur nombre n’a cessé de croître et la firme d’analyse Gartner a jugé bon de catégoriser l’an dernier les principaux joueurs dans un de ses fameux Magic Quadrants :

Le site TechCrunch a produit pour sa part une série d’articles recensant 43 produits américains analysés en comparant leur prix et les fonctionnalités offertes.

Et le tableau ne cesse d’évoluer.

C’est en écoutant une conférence de Patrick Chanezon de Google, où il expliquait à propos de l’Open Social Initiative comment entreprises et institutions pouvaient tirer profit de l’adoption des réseaux sociaux ailleurs que sur l’Internet public, que m’est venue l’inspiration pour ce billet . J’ai surtout accroché sur cette «diapo» :

Patrick venait ainsi de me faire connaitre le travail effectué par la compagnie Sun, sous forme de logiciel libre, pour favoriser de façon efficace l’intégration de réseaux socio-professionnels à un intranet ou portail d’entreprise avec Socialsite. Depuis ce temps, d’autres compagnies suivent le mouvement, ce qui laisse présager une lutte sans merci entre fournisseurs.

D’un coté les fournisseurs traditionnels qui proposent des produits licenciés et de l’autre, les adeptes du logiciel libre de droits. Dans le cas de Socialsite, on propose aux entreprises l’intégration sans peine de «gadgets sociaux» à l’intérieur d’une interface Web, que ce soit un portail intranet, un wiki ou un blogue.

J’explique rapidement. De nombreux outils de portail, comme SharePoint de Microsoft ou Enteprise Portal de SAP, offrent la possibilité d’insérer dans la page d’accueil ou ailleurs des boîtes de contenus que l’on nomme «portlets». Dans un blogue ou un wiki, on insère régulièrement des composants graphiques ou «widgets». La dernière mode, c’est d’insérer les caractéristiques des réseaux sociaux (liste d’amis, profil, statut personnel, etc.) dans les wikis ou portails et de les appeler «gadgets» au lieu de «portlets» ou «widgets».